Outlook 2016 menawarkan sejumlah alat berbeda yang membantu Anda mengurutkan email secara otomatis. Ini dilakukan dengan aturan, yang bahkan dapat dikonfigurasi untuk melakukan sesuatu seperti mengirim balasan di luar kantor. Saat Anda mulai menggunakan aturan untuk mengurutkan pesan secara otomatis berdasarkan subjek atau pengirim, Anda akan menemukan bahwa tingkat organisasi Anda memudahkan untuk menemukan email yang Anda butuhkan.
Terkadang Anda mungkin ingin memastikan bahwa Anda tidak kehilangan informasi penting apa pun di folder Outlook Anda, jadi Anda dapat mulai mencari untuk membuat cadangan beberapa di antaranya. Tetapi file cadangan Outlook bisa berukuran besar dan membutuhkan waktu untuk dibuat, jadi Anda mungkin memilih untuk fokus hanya membuat salinan cadangan dari folder tertentu. Tutorial kami di bawah ini akan menunjukkan cara mencadangkan folder di Outlook 2016 ke file terpisah yang dapat Anda simpan dan pindahkan ke lokasi berbeda jika terjadi sesuatu pada file Outlook asli Anda.
Cara Membuat Salinan Cadangan dari Satu Folder di Outlook 2016
Langkah-langkah dalam artikel ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat salinan cadangan dari satu folder email untuk akun yang telah Anda konfigurasikan di Outlook 2016. Anda akan dapat menyimpan salinan cadangan folder ini ke lokasi di komputer, dan Anda akan memiliki kemampuan untuk memilih apakah Anda ingin salinan cadangan itu menjadi file .csv atau file .pst. File .csv bisa dibuka di sejumlah program yang berbeda, seperti Notepad atau Excel, sedangkan file .pst bisa dibuka di Outlook. Jika Anda berencana untuk mengimpor salinan cadangan folder ke penginstalan Outlook yang berbeda, Anda mungkin ingin memilih .pst. Jika Anda hanya ingin dapat mengakses email dengan mudah di lain waktu, Anda mungkin ingin menggunakan .csv.
Langkah 1: Buka Outlook 2016.
Langkah 2: Klik tombol Mengajukan tab di kiri atas jendela.
Langkah 3: Pilih Buka/Ekspor pilihan di kolom di sisi kiri jendela.
Langkah 4: Klik Ekspor Impor tombol.
Langkah 5: Pilih Ekspor ke file pilihan, lalu klik Berikutnya tombol.
Langkah 6: Pilih jenis file cadangan yang ingin Anda buat, lalu klik Berikutnya tombol.
Langkah 7: Klik folder yang ingin Anda buat cadangannya, lalu klik tombol Berikutnya tombol.
Langkah 8: Klik tombol Jelajahi dan pilih lokasi di komputer Anda di mana Anda ingin menyimpan salinan cadangan, lalu klik tombol Berikutnya tombol.
Langkah 9: Klik tombol Menyelesaikan tombol untuk membuat salinan cadangan folder. Perhatikan bahwa ini dapat memakan waktu cukup lama jika Anda memiliki banyak pesan email di folder itu.
Meskipun langkah-langkah dalam panduan ini secara khusus dimaksudkan untuk membantu Anda membuat cadangan folder email, pada dasarnya Anda dapat menggunakan metode yang sama untuk mencadangkan kontak Anda juga. Cari tahu cara mengekspor kontak dari Outlook ke format yang dapat Anda buka dan edit dengan mudah di Microsoft Excel.