Penting untuk mengetahui cara mengatur balasan di luar kantor di Outlook 2013 jika Anda memiliki kontak yang mungkin mengirimi Anda email, dan mereka perlu tahu bahwa Anda mungkin tidak menerima pesan untuk sementara waktu. Balasan di luar kantor adalah sesuatu yang akan dikirim segera setelah pesan email masuk ke kotak masuk Anda di Outlook 2013, dan konten balasan tidak di kantor dapat menyertakan informasi apa pun yang ingin Anda sampaikan.
Langkah-langkah di bawah ini akan menunjukkan cara membuat balasan di luar kantor di Outlook 2013 jika Anda memiliki akun email yang bukan bagian dari server Exchange. Ini termasuk alamat email yang dihosting oleh penyedia email seperti Gmail, Yahoo, Outlook.com, atau salah satu dari banyak penyedia serupa lainnya. Sebagian besar penyedia email juga akan memiliki balasan di luar kantor yang dapat Anda konfigurasikan melalui portal Web mereka, yang mungkin merupakan pilihan yang lebih baik, tergantung pada keadaan Anda.
Daftar distribusi Outlook bisa menjadi pilihan yang bagus jika Anda sering perlu mengirim email ke sekelompok besar orang yang sama dan tidak ingin memasukkan setiap alamat individu secara manual saat melakukannya.
Cara Mengatur Balasan Otomatis di Outlook 2013
- Buka Outlook 2013.
- Klik email baru tombol.
- Ketik pesan Anda di luar kantor ke dalam badan kotak teks email.
- Klik Mengajukan tab.
- Klik Simpan Sebagai.
- Ketik nama untuk template ke dalam Nama file bidang, lalu klik Simpan sebagai tipe, memilih Templat Outlook, lalu klik Menyimpan.
- Klik Rumah tab, klik Aturan tombol, lalu klik Kelola Aturan dan Peringatan.
- Klik Aturan baru tombol.
- Klik Terapkan aturan pada pesan yang saya terima, lalu klik Berikutnya.
- Klik Berikutnya, lalu klik Ya.
- Pilih Balas menggunakan template tertentu pilihan, lalu klik Templat tertentu.
- Klik Lihat kedalam, klik Template Pengguna di Sistem File, lalu pilih template yang Anda buat sebelumnya dan klik Membuka.
- Klik Berikutnya tombol.
- Tetapkan pengecualian apa pun, lalu klik Berikutnya.
- Klik Menyelesaikan tombol.
Artikel kami berlanjut di bawah dengan informasi dan gambar tambahan untuk langkah-langkah ini. Agak rumit untuk menyiapkan balasan otomatis di Outlook dan ada beberapa tempat di mana Anda dapat menyesuaikan beberapa pengaturan, yang akan kita bahas lebih lanjut di bagian selanjutnya.
Cara Membuat dan Mengaktifkan Balasan Di Luar Kantor di Outlook 2013 (Panduan dengan Gambar)
Langkah-langkah di bawah ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat dan mengaktifkan balasan di luar kantor di Outlook versi Microsoft Office 2013.
Saat seseorang mengirimi Anda email, Outlook akan secara otomatis mengirim balasan dengan pesan di luar kantor yang Anda buat. Perhatikan bahwa Outlook 2013 harus terbuka agar ini berfungsi. Jika Anda tidak dapat membiarkan Outlook 2013 terbuka sepanjang waktu Anda tidak berada di kantor, sebaiknya Anda mengatur balasan di luar kantor langsung melalui host email Anda.
Tautan di bawah ini akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur balasan di luar kantor untuk beberapa penyedia email populer jika Anda tidak dapat membiarkan komputer dan Outlook 2013 menyala dan berjalan selama ketidakhadiran Anda secara keseluruhan.
- Cara mengatur balasan di luar kantor untuk akun Gmail
- Cara mengatur balasan di luar kantor untuk akun Yahoo
- Cara mengatur balasan di luar kantor untuk akun Outlook.com
Langkah-langkah di bawah ini akan menunjukkan cara membuat balasan di luar kantor di Outlook 2013 jika Anda tidak memiliki akun Exchange Server dan menggunakan akun IMAP atau POP3. Jika Anda memiliki Exchange, Anda dapat membuat balasan di luar kantor atau balasan otomatis Office lainnya dengan masuk ke File > Info > Balasan Otomatis.
Langkah 1: Buka Outlook 2013.
Langkah 2: Klik tombolemail baru tombol.
Langkah 3: Ketik pesan Anda di luar kantor ke dalam badan kotak teks email.
Langkah 4: Klik Mengajukan di kiri atas jendela.
Langkah 5: Klik Simpan Sebagai.
Langkah 6: Ketik nama untuk template ke dalam Nama file bidang, lalu klik Simpan sebagai tipe menu tarik-turun, pilih Templat Outlook, lalu klik Menyimpan tombol.
Langkah 7: Klik tombol Rumah tab di bagian atas jendela, klik Aturan tombol di Bergerak bagian pita, lalu klik tombol Kelola Aturan dan Peringatan tombol.
Langkah 8: Klik tombol Aturan baru tombol.
Langkah 9: Klik tombol Terapkan aturan pada pesan yang saya terima pilihan, lalu klik Berikutnya.
Langkah 9: Klik tombol Berikutnya tombol, kecuali jika Anda hanya ingin mengirim balasan Di Luar Kantor dalam kondisi tertentu. Jika Anda tidak memilih opsi apa pun, klik tombol Ya untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin aturan ini diterapkan ke setiap pesan yang Anda terima.
Langkah 10: Pilih kotak centang di sebelah kiri Balas menggunakan template tertentu pilihan, lalu klik Templat tertentu pilihan di bagian bawah jendela.
Langkah 11: Klik tombol Lihat kedalam menu tarik-turun, klik tombol Template Pengguna di Sistem File pilihan, lalu pilih template yang Anda buat sebelumnya dan klik Membuka tombol.
Langkah 12: Klik tombol Berikutnya tombol.
Langkah 13: Tetapkan pengecualian yang mungkin Anda inginkan dengan mengklik kotak centang di sebelah kiri setiap opsi tersebut, lalu klik tombol Berikutnya tombol.
Langkah 14: Klik tombol Menyelesaikan untuk menyelesaikan penyiapan pesan di luar kantor dan mulai mengirim balasan otomatis.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, komputer Anda harus menyala, dan Outlook 2013 harus terbuka agar ini berfungsi. Jika komputer Anda disetel ke mode tidur atau hibernasi setelah periode tidak aktif tertentu, metode pengiriman balasan di luar kantor di Outlook 2013 ini tidak akan berfungsi.
Saat Anda kembali dari kantor, Anda dapat menonaktifkan aturan ini dengan membuka Aturan > Kelola Aturan dan Peringatan (di mana kita berada di langkah 7 di atas) lalu klik kotak di sebelah kiri aturan untuk menghilangkan tanda centang. Sayangnya tidak ada cara untuk menentukan waktu mulai atau waktu berakhir dengan metode balasan otomatis ini.
Catatan Tambahan tentang Menggunakan Balasan Otomatis di Microsoft Outlook
- Biasanya merupakan ide yang baik untuk menyertakan waktu mulai dan waktu berakhir dalam balasan Anda di luar kantor sehingga kontak email Anda akan mengetahui secara kasar kapan mereka akan menerima balasan dari Anda.
- Jika Anda memiliki akses ke versi berbasis Web dari akun email Anda, seperti akun Outlook Web atau Gmail, maka Anda mungkin lebih baik menggunakannya untuk mengirim balasan di luar kantor. Kedua penyedia email tersebut memiliki opsi respons liburan khusus di mana Anda dapat mengotomatiskannya sedikit lebih baik, bahkan memungkinkan Anda memilih rentang tanggal kapan Anda tidak akan tersedia.
- Kotak dialog Aturan dapat digunakan lebih dari sekadar balasan di luar kantor. Saya dapat menggunakannya untuk menghasilkan tanggapan yang berbeda untuk orang-orang di luar organisasi saya atau orang-orang di dalam organisasi saya, dan saya dapat secara otomatis memfilter email berdasarkan subjek atau pengirim.
- Panduan di atas dimaksudkan untuk membantu Anda membuat balasan di luar kantor jika Anda tidak memiliki akun Exchange. Jika Anda memilikinya, maka seluruh proses ini jauh lebih sederhana. Ada asisten di luar kantor di Mengajukan tab di mana Anda dapat mengonfigurasi balasan otomatis dan bahkan menentukan rentang waktu untuk balasan tersebut. Jendela balasan otomatis juga memiliki tab organisasi terpisah untuk Di luar Organisasi Saya dan Di dalam Organisasi Saya kontak sehingga Anda dapat menyesuaikan setiap pesan balasan secara terpisah.
Apakah Anda ingin Outlook 2013 memeriksa pesan baru lebih sering? Sesuaikan pengaturan kirim dan terima di Outlook 2013 untuk memeriksa pesan baru sesering yang Anda inginkan.
Lihat juga
- Cara menonaktifkan kerja offline di Outlook
- Cara mencoret di Outlook
- Cara membuat Vcard di Outlook
- Cara melihat daftar pengirim yang diblokir di Outlook
- Cara mengatur Gmail di Outlook