Informasi yang Anda simpan di kotak masuk email Anda bisa sangat berharga, terutama jika Anda menggunakan alamat email itu untuk tujuan kerja. Meskipun Anda mungkin memiliki sistem yang sedang berjalan untuk mencadangkan pesan email Anda, apakah Anda sudah menerapkan sistem untuk cadangan kontak Outlook? Cara Anda menjangkau orang-orang, serta alamat email mereka, adalah elemen penting dari aktivitas bisnis Anda. Selain itu, jika Anda seperti banyak orang, Anda mungkin tidak perlu repot-repot memasukkan alamat email seseorang ke memori. Anda cukup menambahkan mereka sebagai kontak Outlook baru, lalu mulai mengetikkan nama mereka ke dalam Ke bidang pesan ketika Anda ingin menghubungi mereka. Untungnya proses mencadangkan kontak Outlook Anda sederhana, dan ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan.
Buat File Kontak Outlook Cadangan
Proses mencadangkan kontak Outlook Anda dapat dilakukan langsung dari dalam Microsoft Outlook 2010. Selain itu, meskipun Anda memiliki jumlah kontak yang sangat banyak, file tersebut tidak terlalu besar dan dapat dengan mudah disalin atau dikirim melalui email ke lokasi lain.
Mulailah mencadangkan file kontak Outlook Anda dengan meluncurkan Microsoft Outlook 2010. Klik tombol Mengajukan tab di sudut kiri atas jendela, lalu klik Membuka di sisi kiri jendela. Ini akan meluncurkan menu baru di tengah layar, di mana Anda perlu mengklik Impor. Saya tahu bahwa kami sebenarnya mengekspor file, tetapi ini adalah cara tercepat untuk mengakses utilitas yang Anda perlukan untuk mengekspor kontak Anda di Outlook.
Klik Ekspor ke file pilihan, lalu klik Berikutnya tombol. Ada beberapa opsi format file di layar ini yang mungkin berguna jika Anda perlu memigrasikan informasi kontak Anda ke program email lain, tetapi untuk saat ini, pilihFile Data Outlook (.pst) pilihan, lalu klikBerikutnya. Klik Kontak folder di tengah jendela, lalu klik Berikutnya.
Klik Jelajahi di bagian atas jendela, pilih lokasi di komputer tempat Anda ingin menyimpan file, lalu klik Menyelesaikan untuk membuat file kontak Outlook cadangan. Ada beberapa cara tambahan untuk memodifikasi proses pencadangan ini, yang akan kita bahas di bagian selanjutnya.
Opsi Cadangan Kontak Outlook Tambahan
Cara menarik untuk menggabungkan metode pencadangan ini dengan penyimpanan cloud adalah dengan membaca artikel ini tentang menginstal folder SkyDrive ke PC Windows Anda, lalu memilih folder SkyDrive tersebut sebagai lokasi penyimpanan untuk file cadangan Outlook Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengakses file dari komputer Anda, sekaligus membuat salinannya di cloud jika komputer Anda mogok atau dicuri.
Pilihan lain untuk mengoptimalkan proses ini dan memastikan bahwa file cadangan Anda aman, adalah mengirim file ke email Anda sendiri setelah pencadangan selesai. Karena file kontak Outlook Anda harus cukup kecil untuk dikirim melalui email, ini membuat salinan file kontak di server email Anda, memungkinkan Anda untuk mengakses file dari komputer mana pun.
Saya telah menjelaskan di masa lalu bahwa saya adalah penggemar berat program pencadangan CrashPlan, dan ini adalah contoh di mana Anda mungkin mengerti alasannya. Pengaturan default di CrashPlan sudah diatur untuk mencadangkan lokasi default file Outlook Anda, jadi, jika Anda memiliki CrashPlan di komputer Anda, itu sudah mencadangkan informasi ini.